На уровне государственных учреждений
Проблема сохранности документов, и не только исторических, но и бумаг текущего делопроизводства в архивах губернских и уездных учреждений, издавна осознавалась научной общественностью России. С 1884 года стали появляться губернские ученые архивные комиссии.
Саратовская ученая архивная комиссия (СУАК), созданная в 1886 году, была шестой по счету в России. Главными ее задачами стало создание губернского исторического архива, «собирание разных древностей края» и организация музея, публикация трудов. В первый же год деятельности члены СУАК изучили и привели в порядок 27000 дел, поступивших из различных губернских учреждений.
Комиссии суждено было стать выдающимся явлением в культурной жизни Нижнего Поволжья. От нее ведут отсчет своей истории государственный архив Саратовской области и областной музей краеведения. Книги и рукописи, собранные СУАК, украсили фонды саратовской областной и зональной научных библиотек. Труды, издаваемые комиссией, продвинули археологические и этнографические исследования в нашем крае.
Специальных помещений для хранения документов не было нигде. В 1913 году член Саратовской ученой архивной комиссии А.А. Гераклитов, характеризуя условия хранения документов в провинции, пишет: «…архивы и темны и сыры, они тесны, помещаются в ветхих зданиях, опасных от огня, грызунов и хищений».
В Нижнем Новгороде большая часть документов хранилась в трех каменных башнях кремля, что считалось достаточно удобным, поскольку они имели окна для проветривания и не страдали от сырости, но не отапливались. Тверская ученая архивная комиссия бесплатно и бессрочно получила здание бывшего рабочего дома. В Пензе и комиссия, и ее архив располагались в здании бывшей гауптвахты.
Саратовская ученая архивная комиссия в первые годы своего существования помещалась в здании присутственных мест (в настоящее время областной колледж искусств). Здесь ей была выделена комната, которая скоро стала тесна, и архив частично «переселили» под лестницу. Но в начале
90-х гг. XIX века комиссия вынуждена была по приказу губернатора освободить выделенное помещение. Документы разделили и перевезли в два частных дома, где они подвергались пожарной опасности. Председатель комиссии долго пытался «пристроить» архив. Сначала ему удалось упросить членов дворянского депутатского собрания временно разместить документы прямо в зале собрания, где проходили заседания (здание не сохранилось). Только в 1901 г. комиссии повезло – все ее коллекции, включая архив, библиотеку и музей, перевезли в одно место, в здание городской публичной библиотеки (ныне областная универсальная научная библиотека на улице Горького, 40). И только через десять лет комиссия обрела целый дом с усадьбой (в настоящее время жилой дом на улице Сакко и Ванцетти, 40).
В самом начале существования комиссий функции их попечителей были возложены на губернаторов. Позднее комиссии стремились получить покровительство представителей царской фамилии. Саратовская ученая архивная комиссия в 1911 г. была взята под покровительство вел. князем Константином Константиновичем. В мае 1914 г. он даже посетил комиссию, но через два месяца умер. Примерно в это же время в Петербурге состоялся первый съезд представителей ученых архивных комиссий, после которого император решил принять под свое покровительство все существовавшие к тому времени губернские комиссии, что повышало статус этих общественных организаций и приближало их к кругу государственных учреждений.